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唐山幼专经费报销管理办法
2018-04-03 09:54   审核人:

为加强学校各项资金的管理,规范学校财务管理和会计基础工作,方便全校师生了解财务报销程序及报账要求,提高资金的使用效益和报账效率。根据国家、省、市的有关规定,并结合我校实际情况,制定《唐山幼儿师范高等专科学校2018年经费报销管理办法(试行)》请遵照执行。

基本流程及注意事项

(一)基本程序

1、凡办理报销会计事项,报销人需从学校财务室在发票背面加盖报销签字章。

2、所列项目应填写清楚。其中大小写金额不得涂改、刮擦。

3、将有关原始票据整齐地粘贴于报销单上,单据较多可另附纸粘贴。

4、报销购物票据背面须有经手人及验收人签字(审批领导不得作为验收人)。

5、报销应按审批权限和程序由部门领导及有关校领导审批。

(二)原始凭证的基本要素及报销要求

原始凭证指的是购买物品或支付费用等取得的发票和行政事业性收费票据等。

1、原始凭证的基本要素

(1)凭证的名称;

(2)填制凭证的日期;

(3)填制凭证单位的名称或者填制人的姓名;

(4)经办人员的签名或盖章;

(5)接受凭证单位的名称;

(6)经济业务事项的内容;

(7)经济业务事项的数量、单位、金额。

2、原始凭证的报销要求

(1)原始凭证填制的基本要素应齐全,内容要真实。

(2)原始凭证必须盖有填制单位的公章(财务专用章、发票专用章等)。

(3)大写金额和小写金额必须相符。

(4)原始凭证所记载的各项内容均不得涂改,若记载的内容有错误,应由出具单位重开或更正,更正后必须由出具单位在更正处加盖财务专用章或公章。如金额出现错误则不得更正,只能重开。

第一部分  各项经费使用说明

1.办公费:指用于学校各部门在日常办公过程中发生的费用支出,可列支的费用包括:文件档案用品、桌面用品、办公设备、清晰清洁用品、财务用品、耗材、复印打印刻章、汇款手续费等

报销需携带的资料:①发票原件;②明细清单,发票要写明所购物品的名称、数量、单价及金额。如果所购物品种类过多,无法在一张发票内填写,必须附明细清单(明细清单必须加盖出票单位发票专用章或财务专用章)。

2.邮电费:指日常邮寄资料的快递费、学校固定电话费、学校网络费等。办公电话费由学校办公室统一到营业厅交纳后凭票报销。可列支的费用包括:邮寄费(快递费)、电话费、网络费等。

报销需携带的资料:①发票原件,发票注明事项或者用途;②费用清单(见附件),包括:电话费清单和邮寄费清单,电话费清单,注明月份、电话号码、每个电话号码的费用;邮寄费较多的需要快递公司提供邮寄费清单。

3.差旅费:按照《唐山幼儿师范高等专科学校差旅费管理办法》。报销人到财务处领取差旅费报销单,将报销票据粘贴在差旅费报销单背面,审批签字签在差旅费报销单正面。出差需要乘坐飞机的请填写乘坐飞机出差审批表,经校长签批后方可乘坐。可列支的费用包括:车票、机票、船票等、住宿费、出差补助、市内交通费等

报销需携带的资料:①差旅费报销单及发票;②经学校行文审批的参加国内会议审批单;③会议通知;④报销清单;⑤住宿费、车船飞机票、会务费、通过公务卡结算的刷卡小票,乘坐飞机出差审批表。

注意事项:(1)出租车票不得报销;(2)大巴长条票不得报销;(3)差旅费报销单出差人员要写清写全,如果出差人员较多可写在报销单背面;(4)差旅行程必须连续完整,若行程较复杂,需另附详细行程说明。(5)报销单右上角写上报销人公务卡号。

4.培训费、会务费:指我校教师外出培训、会务期间交纳的培训费、会务费等,培训费、会务费与差旅费分开填写,一同报销可列支的费用包括:培训费、会务费。

报销需携带的资料:①发票原件,发票注明事项或者用途;②经学校行文审批的参加国内会议审批单或者出差申请单;③会议通知④报销清单。

5.公务用车运行维护费:指我校公务车辆发生的各类费用等。过桥费、停车费报销时报销人到财务处领取差旅费报销单将票据粘贴到报销单上,加油费、汽车修理费不填差旅费报销单,可列支的费用包括:加油费、过桥费、停车费、车辆修理费。

报销需携带的资料:①差旅费报销单或发票原件,发票注明事项或者用途,过桥票需加盖收费站印章;②修车明细,加盖修理厂印章;③报销清单。

注:维修车辆必须是政府定点的修理厂,其他维修厂一律不能报销。

6.印刷费:指开展教学、科研、办公等发生的复印、印刷及制作费用。可列支的费用包括:印刷费、复印费等。

报销需携带的资料:①发票原件,②印刷及复印明细。

7.公务接待费:指在唐山市内因公发生的餐费,发生公务接待时由学校办公室统一安排到学校定点饭店用餐。可列支的费用包括:餐费。

报销需携带的资料:①发票原件及菜单,发票注明事项或者用途;②学校接待清单;③来访单位公函或者我校出具的邀请函

注:接待地点必须是政府定点的酒店,其他接待地点一律不能报销,餐费必须直接转账支付到定点酒店账号。

8.维修费主要包括基建维修、设备维修和购买维修材料。(1)基建维修由后勤处负责统一组织,经学校审批后执行。施工时应与施工单位签订合同,符合政府采购的必须经政府采购。(2)维修材料由后勤处负责统一组织采购。(3)设备维修由后勤处和相关部门负责统一组织。可列支的费用包括:维修费。

报销时需携带的资料:①发票原件;②维修合同,发票内容需与合同一致;③政府采购相关手续,符合政府采购的需要报批政府采购;④购买维修材料的提供后勤务处入库单。

9.专用材料费

可列支的费用包括:(1)学生实习实训购买的相关材料、零件、器具、服装等;(2)学校日常运转中所需要的各种材料费。

报销需携带的资料:发票原件;②明细清单③后勤处入库单;④政府采购相关手续,符合政府采购范围的需要上报政府采购。

10.劳务费:一般指学校支付给外单位和校外人员的评审费、讲座费、咨询费等。

(1)讲座费的支付按以下标准执行(税后)。

①副高级技术职称专业人员一个半小时以内500元,每半天最高不超过1000元;

②正高级技术职称专业人员一个半小时以内1000元,每半天最高不超过2000元;

③院士、全国知名专家每半天最高不超过3000元。

(2)咨询费的支付按以下标准执行(税后)。

以会议形式组织的咨询,一般参照高级专业技术职称人员500-800元/人/天、其他专业技术人员300-500元/人/天的标准执行。会期超过两天的,第三天及以后的咨询费标准参照高级专业技术职称人员300-400元/人/天、其他专业技术人员200-300元/人/天执行;

以通讯形式组织的咨询,一般参照高级专业技术职称人员60-100元/人次,其他专业技术人员40-80元/人次的标准执行。

(3)评审费的支付按以下标准执行(税后)。

每次不少于100元,每半天不超过150元,每天不超过300元。

以上费用支付由使用部门制表,(表格模板从财务处网站资料下载栏自行下载)按审批权限签字后,由财务处扣税后打卡发放,不得现金支付。

报销需携带的资料:①劳务费用报销单;

11、设备费、图书资料费的报销

设备采购严格执行《河北省财政厅关于调整政府采购集中采购目录和限额标准的通知》(冀财采[2015]11号)文件要求及相关规定,不得自行采购。

(1)编制年度预算时,按学校要求在设备费中编制采购清单,年初统一由后勤处办理采购手续,进入政府采购,年度内不追加采购。

(2)购置固定资产(不含图书)后,首先应到后勤处办理固定资产入库手续。

(3)图书馆购置图书资料后,首先在图书馆办理图书资料入库手续,并将“图书资料入库单”附在发票后办理报销手续。外文图书应在入库单中有中外文对照。

(4)凭采购审批手续、采购合同原件、验收报告、原始发票(须经办人员、验收人员及负责人签字),按照审批权限审批后予以支付。

12.学生工作经费使用办法

(1)助学金经费:

①用于支付参加校内勤工助学活动学生的劳动报酬。

②用于资助因家庭变故导致无法完成学业的学生(本人提交申请,系部主任审核签字,校长办公会研究决定,主管校长签批)。

用于支付按照相关规定按学期或学年评选出的各类助学金获得者。

(2)奖学金经费:

①用于支付按照相关规定按学期或学年评选出的各类奖学金(校内综合奖、励志奖学金、国家奖学金等)获得者。

用于奖励参加国家、省、市等各类技能大赛获奖的学生。

以上所有奖(助)学酬获得者,由相关部门制表,按审批权限签字后,由财务处转入学生提供的工商银行卡。

13.党费经费

(1)培训党员。主要用于入党积极分子和新党员培训,提高党员素质的各类培训,从事党员教育管理工作的党务工作者培训。

(2)利用重大纪念日开展党员教育管理活动。

(3)订阅或购买用于开展党员教育的书籍、报刊、资料、设备等。(4)表彰先进。主要用于先进基层党组织、优秀共产党员和优秀党务工作者的表彰和宣传。

(5)补助生活困难的党员。主要用于补助建国前入党的老党员,生活困难的党员和受灾党员。

报销需携带的资料:发票原件;②属于哪类费用的请参照该费用的报销流程。注:报销前需先在组织人事处进行登记。

第二部分  报销基本要求

1.办理财务报销的地点与时间

地点:财务处会计室

时间:按照权限签字后,每周二前交到财务处,周三会计填表整理汇总后,周四上午去银行办理付款。  

寒暑假期间报销时间另行安排。

2.现金的预约办理

我校自实行公务卡报销制度后,不办理现金预约业务。

3.关于报销凭证(票据)的有关要求

报销凭证分为外来原始凭证(如:发票)和自制原始凭证(如:差旅费报销单)。

3.1 对外来原始凭证(发票)的要求:

(1)报销的票据必须是带有税务监制或财政监制章的正规发票,行政事业单位应开具由财政部或地方财政部门统一规定的非税票据。

(2)发票名头暂填写“唐山师范学院滦州分校”的全称。待我校财务账户名称变更后,另行通知。

(3)发票摘要应逐一填写所购物品品名、数量、单价及金额,如果所购物品过多,无法在一张发票内填写,可在发票摘要处写明“详见附件”,或“详见明细清单”,明细清单必须加盖出票单位发票专用章或财务专用章。

(4)外单位开具的用来报销的发票金额大小写必须完全一致,涂改无效。

(5)发票各联要一次性复写,单联直接填写无效。

(6)发票须加盖出票单位的“财务专用章”,或“发票专用章”,否则视为无效发票。

(7)发票上其它内容发生更改时,须重开发票。

3.2 对自制原始凭证的要求:

(1)自制原始凭证一般仅限于使用财务处支领或者在财务处网上下载的单据(如:资金使用审批单、劳务费报销单、未取得票据付款申请表等)。

(2)报销时,自制原始凭证的填写内容要规范整齐,不得涂改。

3.3 不得跨年度报销

各部门及个人在公务消费业务发生后必须及时报销相关票据,不得跨会计年度报销,跨会计年度未报销的发票视为无效发票,不予报销。

3.4 不能报销的票据

(1)假发票、非财政部门监制的收据。

(2)不规范的发票或收据:主要指没有税务或财政部门监制章以及开具的票据没有单位财务专用章(或票据专用章、发票专用章、结算专用章),以及非正规发票和收据。

(3)已经被禁止使用的发票或者收据。

(4)用于个人娱乐、消费的发票或者收据。

(5)过期票据。

(6)其他不能报销的票据。

4.报销签字的注意事项

签字时应注明:经手人:XXX字样,经办人必须手写不能打印。

5.报销凭证(封面)的填写要求

5.1报销差旅费:填写“差旅费报销单”,内容包括:汽车票、火车票、轮船票、飞机票、住宿费、补助等。餐饮费不得在差旅费中报销。

5.2各类劳务酬金发放等:附相应的“发放明细表”。

6.票据粘贴的规范要求

为了规范会计凭证的装订和归档管理工作,请在办理报销业务前,到财务室咨询如何做好票据整理粘贴的准备工作。

第三部分  报账其他注意事项

1.票据遗失处理

1.1原始购物发票、费用发票丢失,可到对方单位索取原始凭证存根联的复印件,加盖对方单位的财务印章(“公章”、“财务专用章”、“发票专用章”均可),经相关负责人(或项目负责人)签字同意后,可视同原始发票办理报销。

1.2火车票、汽车票、飞机票遗失,必须取得出票单位的购票证明,填写”票据丢失报销申请表”,经学校相关领导签字同意后,方可报销。

2.办理预开票据

2.1其他经费来款预开票据:由经办人员提出预开票据的书面申请(财务处网上下载打印填写),承诺预计款项到账时间,部门盖章负责人签字后,到财务处办理预开票据手续。

2.2票据预开以后,经办人员要及时关注经费到账情况,经费到账后及时办理入账和核销预借票据的手续。

3.办理银行转账业务的相关规定和要求

属于非现金支付范围的结算业务,转账时,收款单位的名称必须与发票上财务专用章(或发票专用章)的名称一致。如果不一致,必须说明原因并提供有效证明材料。

第四部分  付款方式

1公务卡支付

要求公务消费使用公务卡,报账时由财务人员审核后指令银行将款项打入本人的公务卡。

具体详见:《公务卡使用指南》

2转账支付

日常报销业务中如需对公转账的,请提供收款单位详细信息包括:收款单位名称、开户银行、账号、开户银行行号,便于财务部门通过支票或汇款方式及时付款。

3现金支付

在公务活动中,对于不能使用支票、转账等方式支付的,经财务处同意后,可以使用小额现金支付,报账时由财务处审核后指令银行以现金方式将款项打入公务卡。

特别说明

1、差旅报销单上的项目要填全,签字审批手续要完整。

2、凡公务卡刷卡购物小票及超市购物小票刷卡小票与发票金额要完全一致。

3、各类表格和报销单据可在财务处网页“资料下载”栏目中下载打印。

本说明内容,将根据国家及地方新的财经法规制度、主管部门政策文件、学校管理制度、审计和执法检查部门的监督管理要求,结合学校财务管理与核算业务的实际情况进行更新和调整。

2018年3月28日

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